Ne každý princip uspořádání si zaslouží vlastní typ nebo vlastnost. Někdy chce uživatel jen na příští dva týdny označit dávku záznamů jako naléhavé, otagovat všechno kolem konkrétní kampaně, nebo poznamenat, že sada položek potřebuje před dalším krokem revizi. Někdy chce prostředí jen hodit pár souborů do složky „Směrnice“, aniž by muselo vyjednávat formální taxonomii dokumentů. A někdy chce implementátor seskupit svých sedmapadesát automatizací do několika složek, aby seznam nevypadal jako plochá skládka. To všechno jsou legitimní potřeby uspořádání, které neospravedlňují zásah do schématu. Štítky a složky dají uživatelům neformální strukturu, kterou potřebují, aniž by každé rozhodnutí o seskupení musely tlačit do datového modelu.
Štítky jako lehké nálepky jsou ten nejjednodušší nástroj na uspořádání. Uživatel napíše název štítku do pole štítků u záznamu — a pokud štítek neexistuje, rovnou ho tím založí — a záznam je označený. Týž štítek lze přidat libovolnému počtu záznamů; týž záznam může nést libovolný počet štítků. Kromě zapnutí štítků tam, kde je chcete mít, není potřeba žádné nastavování ze strany implementátora; označování si uživatelé zvládnou sami, jak to jejich práci vyhovuje. Pro vzorce „dej tyhle věci dočasně dohromady“ a „označ tuhle sadu z určitého důvodu“ jsou štítky ten správný nástroj, dostupný kdykoli.
Barevné štítky dělají uspořádání podle štítků vizuálně přehledným v seznamech a tabulkách. Každý štítek dostane barvu — buď zvolenou, nebo přidělenou automaticky — a označený záznam zobrazí své štítky jako barevné odznáčky. Tabulkový pohled se zapnutými štítky je čitelný na první pohled: štítek naléhavé je červený, štítek kampaň Q2 modrý, štítek k revizi žlutý, a uživatel vzorec v datech zahlédne, aniž by četl řádek po řádku. U pohledů se stovkami záznamů je tohle vizuální kódování rozdíl mezi použitelným pohledem a stěnou textu.
Filtrování podle štítku dělá ze štítků něco, s čím se dá pracovat v každém pohledu. Kterýkoli pohled lze zúžit tak, aby ukazoval jen záznamy s určitým štítkem, s kterýmkoli z několika štítků, nebo naopak ty, které daný štítek nenesou. Filtr je součástí tvůrce dotazů, stejně jako každý jiný rozměr filtrování, takže se štítkové filtry přirozeně skládají s filtry na datum, stav a čímkoli dalším, co dotaz zrovna dělá. Uložený dotaz jako „všechny otevřené tikety se štítkem naléhavé“ je přesně ten druh ad hoc seskupení, pro které štítky vznikly a které štítkové filtry uvádějí do provozu.
Složky v úložišti souborů dávají souborům hierarchii, aniž by každý soubor musel být otagovaný nebo přiřazený k typu. Založíte složku, přetáhnete do ní soubory, vytvoříte podsložky pro jemnější členění — známý model souborového systému přenesený na úložiště souborů platformy. Struktura složek se stává navigačním nástrojem: drobečková navigace ukazuje, kde uživatel je; přetažením se soubory a podsložky přesouvají; hromadné operace fungují v rámci složek. Pro velké objemy dokumentů, které se v mnoha prostředích nasčítají — směrnice, šablony, archivy, sdílené podklady — jsou složky tou strukturou, se kterou uživatelé už umějí zacházet.
Složky pro prvky implementace rostou s tím, jak prostředí zesložiťuje. Prostředí, které dorostlo do stovek dotazů, desítek pohledů a slušné knihovny automatizací, těží ze stejné metafory složek přenesené i na tyto prvky. Dotazy lze uspořádat podle oblasti — Prodej, Finance, Provoz — s podsložkami pro jemnější témata. Pohledy se dají seskupit podle typu nebo oddělení. Automatizace mohou žít ve složkách, které odrážejí workflow, jež podporují. Bez téhle struktury se seznam prvků rozsáhlé implementace mění v nepřehlednou skládku; s ní se z něj stává navigovatelná knihovna.
Přetažení do složek je to gesto, díky kterému model složek působí přirozeně. Soubory lze přetáhnout na ikony složek ve stromu; dotazy a pohledy se dají ze správy pustit do složek; automatizace se přeuspořádají stejně. Je to interakce, kterou uživatelé znají z plochy počítače, takže se není co učit. Soubory nebo prvky se ocitnou na novém místě; seznam obsahu složky přesun odrazí; a všechny ostatní odkazy platformy na tyto položky fungují dál bez ohledu na to, kde ve stromu složek leží.
Přesun versus odkaz řeší případy, kdy položka patří na víc míst. Dokument se směrnicí může logicky patřit do složky Personální i Compliance; sdílený dotaz může sloužit více oddělením. Místo aby vás nutily do jediného kanonického umístění, mohou složky vedle výhradního umístění obsahovat i odkazy — položka může mít jedno hlavní místo a být odkazovaná z dalších. Změny položky se projeví všude, kde je odkazovaná; položka zmizí, teprve když ji výslovně smažete. Pro reálné potřeby uspořádání, kam se úhledný strom tak úplně nevejde, drží tahle logika odkazů strukturu složek užitečnou, aniž by pokřivila data.
Oprávnění ke štítkům pokrývají celé rozpětí mezi „řízeným slovníkem“ a „volnou rukou“. Některá prostředí chtějí mít štítky jako řízený slovník — kurátorovaný administrátory, přidávaný uživateli z daného seznamu, záměrně udržovaný v čistotě. Jiná chtějí štítky volné — zakládané za pochodu, přidávané kterýmkoli uživatelem, organicky rostoucí. Podporované je obojí: součástí oprávnění role je i to, zda smí zakládat nové štítky, nebo jen používat existující — takže kázeň ve štítkování je rozhodnutí konkrétního prostředí, ne názor platformy. Organizace, kterým svědčí volné štítkování, ho dostanou; organizace, které potřebují kázeň, dostanou ji.
Přejmenování a slučování brání štítkům, aby se časem zanesly šumem. Překlep ve štítku — naléhaé místo naléhavé — nemusí znamenat, že špatně označené záznamy zůstanou navěky ztracené. Štítky lze přejmenovat a přejmenování se projeví u každého záznamu, který štítek nese. Dva štítky, které mají být jedním — revize a k revizi, jež založili různí lidé zvlášť — lze sloučit, přičemž všechny záznamy s kterýmkoli z nich napříště nesou výsledek sloučení. Pro hygienu štítků, která se s rostoucím slovníkem prostředí nevyhnutelně stane potřebnou, jsou tyhle operace tím, čím si administrátoři slovník udrží použitelný.
Barvy a ikony štítků uzavírají možnosti přizpůsobení. Nad rámec automaticky přidělené barvy si prostředí mohou vzhled štítků upravit u slovníků, kterým prospěje záměrný design — třeba sada štítků pro sledování stavu, kde barvy nesou význam (zelená hotovo, žlutá rozpracováno, červená blokováno). Je to drobnost, která se sečte do toho, že uživatelé svým datům rozumějí na první pohled, místo aby četli každý popisek.
Pro koncové uživatele, kteří chtějí uspořádat svou práci a nečekat na implementátora, pro prostředí, jejichž potřeby uspořádání se nevejdou do rigidních schémat, i pro implementace, které dorostly do bodu, kdy je plochý seznam prvků neúnosný, jsou štítky a složky těmi lehkými nástroji na pořádek, které sednou. Ze sousedních témat: článek o úložišti souborů popisuje model složek pro soubory podrobně, článek o dotazech to, jak se štítkové filtry skládají s dalšími podmínkami dotazu, článek o pohledech to, jak se označené záznamy zobrazují v různých pohledech, a článek o automatizacích to, jak knihovny automatizací uspořádané do složek fungují ve velkém. Uspořádat beze změn architektury — to je hodnota, kterou tyhle dvě drobné funkce přinášejí, a proč mají své místo vedle těch těžších, strukturálních.