Soubory přiložené k záznamům jsou jeden případ použití, a velmi častý: smlouva u zákazníka, dodací list u objednávky, životopis u uchazeče. Soubor žije u záznamu a k záznamu si pro něj uživatel jde. Existuje ale druhý případ, který tomuhle tvaru vůbec neodpovídá — sdílená knihovna dokumentů, které patří celému prostředí, ne konkrétnímu záznamu. Firemní směrnice, právní šablony, marketingové podklady, referenční materiály, standardní pracovní postupy, onboardingové materiály, obrazové knihovny. Nic z toho není přiložené ke konkrétní věci. Patří to do složek, třídí se to podle témat, sdílí se odkazem a oprávnění se řeší na úrovni složky. Přesně pro tohle je úložiště souborů určené.
Uspořádání je známé: hierarchie složek a podsložek, ve kterých leží jednotlivé soubory. Uživatel se pohybuje pomocí drobečkové navigace a stromu složek, soubory a složky přetahuje myší a vidí nedávné položky pro rychlý přístup k tomu, s čím zrovna pracoval. Chová se to jako slušný správce souborů, přizpůsobený webu a propojený se zbytkem platformy.
Každý soubor v úložišti je spravovaný objekt — sledovaná entita s metadaty, oprávněními, vlastníkem a místem v protokolu aktivit. To je zásadní rozdíl oproti ukládání souborů jako volných blobů do libovolného cloudového kbelíku: úložiště souborů není jen místo pro data, je to plnohodnotná součást platformy se vším, co k ní patří. Soubor v úložišti lze odkazovat ze záznamů, automaticky přikládat k e-mailům, zpracovávat automatizacemi, zpřístupnit přes API a auditovat stejně jako kteroukoli jinou entitu.
Řízení přístupu je vrstvené: oprávnění na úrovni složky se propisují do souborů uvnitř a oprávnění u jednotlivého souboru mohou výchozí nastavení pro konkrétní položky upravit. Složka s dokumenty personalistiky může být viditelná jen pro uživatele v roli HR a cokoli, co do ní vložíte, to omezení automaticky zdědí. Konkrétní soubor v té složce lze zpřístupnit i dalším rolím, pokud potřebuje širší viditelnost. Přesun souboru mezi složkami znovu vyhodnotí jeho výsledná oprávnění, takže třídění podle složek je zároveň tříděním podle přístupu — což je obvykle přesně to, na co uživatel myslí, když soubor ukládá do složky pojmenované „Právní“.
Hromadné operace řeší běžné situace, kde by práce po jednom souboru byla otravná. Označte skupinu souborů a přesuňte, zkopírujte nebo smažte je najednou. Přejmenujte složku a soubory uvnitř si svůj kontext ponesou dál. Naimportujte dávku souborů do složky jediným nahráním. To jsou vymoženosti, na kterých při reálném objemu záleží — úložiště se stovkou souborů zvládnete klikat po jednom, ale úložiště s deseti tisíci soubory se bez hromadných operací neobejde.
Vyhledávání v úložišti pracuje s názvy souborů a s jejich metadaty — s typem, který soubor vlastní, s vlastností, na které visí, i s vlastníkem. Využívá stejný mechanismus jako vyhledávání ve zbytku platformy, což znamená, že se respektují oprávnění (uživatel ve výsledcích nevidí soubory, ke kterým nemá přístup) a že je rychlé i při velkém objemu. Vyhledávání navíc probíhá napříč celým úložištěm, takže kvůli němu nemusíte nejdřív opouštět aktuální složku.
Mediální knihovna a úložiště existují vedle sebe. Mediální knihovna drží soubory přiložené k záznamům a katalogizované pro opakované použití v kontextech vázaných na záznamy — obrázky produktů odkazované z více objednávek, firemní loga používaná ve více e-mailových šablonách, marketingové materiály vložené do stránek v Canvasu. Úložiště drží samostatné soubory, které patří celému prostředí, ne konkrétnímu záznamu. Obě knihovny jsou oddělené, protože slouží různým způsobům práce; soubor lze v případě potřeby z jedné do druhé přesunout, když se způsob použití vyvine.
Programový přístup z automatizací dělá z úložiště součást pracovních postupů, ne jen modul pro lidi. Noční automatizace může vygenerovat report a odložit ho do složky Měsíční reporty. Workflow může sebrat soubor vložený do složky Příchozí, zpracovat ho a přesunout do složky Zpracované. Naplánovaná úloha může vytvořit čerstvé verze dokumentu ze šablony a nahradit tu stávající. Úložiště je pro automatizace cílem i zdrojem, stejně jako záznamy.
Pro kód, který potřebuje hlubší kontrolu, zpřístupňuje interní API operace nad úložištěm skriptům na straně serveru: číst soubory, zapisovat soubory, vytvářet složky, spravovat metadata. Takhle s úložištěm pracují náročnější integrace — vlastní importéry, propojení s externími systémy pro správu dokumentů, plánovaná údržba. Tytéž operace jsou dostupné i externím systémům přes REST API, takže partnerské integrace, které chtějí dokumenty do úložiště vkládat nebo z něj číst, na to použijí stejné postupy jako u kteréhokoli jiného zdroje.
Auditovatelnost vychází z obecnějších mechanismů platformy. Protokol aktivit zaznamenává každou operaci — vytvoření, úpravu, přesun, smazání i změnu oprávnění — takže na forenzní otázku „kdo minulé úterý nahradil smlouvu za třetí kvartál?“ existuje odpověď na jedno kliknutí. Širší přístup platformy k řízeným změnám popisuje článek o správě verzí; úložiště se do něj přirozeně zapojuje.
Výchozí režimy zobrazení — seznam a mřížka — nechávají každého uživatele zvolit si podobu, která mu vyhovuje. Nastavitelná šířka postranního panelu udrží strom složek přesně tak široký, jak se hodí na obrazovku daného uživatele. Samy o sobě jsou to drobnosti; dohromady je to ale právě to, co z funkčního souborového systému dělá takový, který lidé rádi používají.
Pro prostředí s výraznými nároky na správu dokumentů — advokátní kanceláře, profesní služby, organizace s velkým podílem personální agendy, jakýkoli tým, který si celý den vyměňuje dokumenty — bývá úložiště souborů tou funkcí, která sloučí několik různorodých nástrojů do jednoho. Místo firemního cloudového disku, samostatného systému na správu dokumentů a souborového serveru, který je „dočasný“ už osm let, má prostředí úložiště přímo v platformě, kde soubory žijí vedle záznamů, pracovních postupů a lidí, kteří je používají. Tohle sloučení má větší cenu než kterákoli jednotlivá funkce sama o sobě; právě díky němu se platforma stává jediným místem, kde se práce skutečně odehrává.