Každý, kdo si dal opravdovou práci se sestavením filtru, měl potom stejnou myšlenku: tohle bych si zítra rád vyvolal znovu. A hned nato další: hodilo by se to i kolegovi. Bez možnosti dotazy uložit a sdílet si každé ráno každý znovu skládá tytéž výseky dat a totéž know-how se musí předávat znovu každému nováčkovi hned v jeho prvním týdnu. Uložené dotazy a seznamy filtrů obě tyhle mezery zavírají – a doplňují je o správu, která sdílené knihovně nedovolí proměnit se ve smetiště.
Na té nejjednodušší úrovni jsou soukromé uložené dotazy přesně to tlačítko „uložit“, které většina lidí chce. Sestavíte dotaz, který skutečně odpovídá na vaši otázku – přidáte podmínky, nastavíte parametry, zvolíte řazení – a uložíte ho s názvem a krátkým popisem. Je váš, patří jen vám a máte ho po ruce v přepínači dotazů v každém pohledu nad daným typem. Druhý den ráno otevřete pohled, kliknete na název uloženého dotazu a díváte se na stejný výsek, jaký jste si připravili včera, jen aktualizovaný podle současných dat.
Sdílené dotazy stejný princip rozšiřují na kolegy. Dotaz se dá uložit tak, aby ho viděla konkrétní role, tým, nebo celé prostředí. Obchodní manažer sestaví „obchody, které stojí za sledování tento týden“, nasdílí je obchodnímu týmu a tahle definice se stane součástí společného slovníku týmu – stejný dotaz v přepínači u všech, stejný význam bez ohledu na to, kdo se dívá. Debaty o „seznamu k dořešení“ tak přestanou nejasně odkazovat na trochu jiný výsek v hlavě každého člověka.
Šablony dotazů jsou pečlivě připravená vrstva nad tím vším. Správce dotaz zveřejní na určité úrovni zveřejnění – od celé platformy přes celé prostředí až po konkrétní roli nebo jednotlivého uživatele – a dotaz se pak nabídne těm, komu daná úroveň přístup dovolí. Typicky jde o sadu ověřených provozních dotazů („po splatnosti tento týden“, „přiřazeno mně“, „bez přiřazení“), kterou správce jednou připraví a každý nový uživatel v příslušné roli ji automaticky zdědí. Nováčci tak první den nekoukají na prázdný přepínač dotazů; nasbírané know-how týmu mají hned k dispozici.
Seznamy filtrů jsou příbuzný, ale odlišný pojem: samostatná, spravovaná sada hodnot, kterou pak zapojíte do filtru. Účel je jiný než u celého dotazu. Dotaz je úplná specifikace výseku dat – podmínky, parametry, řazení, seskupení, prostě všechno. Seznam filtrů je skromnější: pojmenovaná sada hodnot, na kterou se filtr odkáže operátorem „je v seznamu“ nebo „není v seznamu“. Takový seznam může obsahovat třeba schválené stavy faktur, interní nákladová střediska, rizikové kategorie nebo povolené externí identifikátory. Uživatelé si seznamy filtrů skládají sami a sdílejí je stejně jako dotazy; správci zveřejňují standardní seznamy rolím. Když potřebujete udržovanou sadu hodnot, na kterou se odvolává víc filtrů najednou, a ne celý uložený pohled, je právě seznam filtrů to pravé.
Výchozí dotaz pro pohled je drobnost, po které je práce s pohledy příjemnější. Každý uživatel si může v každém pohledu označit jeden dotaz jako výchozí. To je ten, na kterém přistane, když pohled otevře, aniž by musel vybírat ze seznamu. Pokud dnes chce začít odjinud, může přepnout – a přepnutí uvnitř pohledu neztratí jeho pozici, výběr ani jeho vlastní úpravy. Pohled zůstává pohledem; dotaz pod ním je jen vyměnitelná čočka.
O to, aby sdílená knihovna zůstala použitelná i po čase, se stará správa. Správci mohou určit, kdo smí zveřejňovat dotazy pro celé prostředí – tohle oprávnění obvykle má jen malá skupina lidí, kteří platformu implementují –, aby se ve společném katalogu nehromadily nedodělané koncepty. Jednotlivé dotazy mají vlastní oprávnění pro úpravu a smazání, takže dotaz sdílený v týmu může spravovat vedoucí týmu, aniž by ho někdo náhodný cestou změnil. Ke každému dotazu se ukládá i popis, což se hodí ve chvíli, kdy knihovna přeroste pár desítek položek a uživatelé si potřebují vybavit, k čemu který dotaz byl.
Dotazy sahají i za hranice uživatelského rozhraní. REST API oslovuje uložené dotazy jménem, takže partnerská integrace nebo vlastní frontend si mohou vyžádat výsledky dotazu otevřené obchody s vysokou hodnotou podle názvu – a API přitom respektuje parametry, oprávnění i filtry úplně stejně jako uživatelské rozhraní. Tím se uzavírá kruh konzistence: tatáž definice výseku dat pohání interní pohled, externí integraci i každou naplánovanou automatizaci, která nad ní náhodou pracuje.
Tvůrce dotazů, pokročilé filtrování a uložené dotazy dávají uživatelům dohromady způsob, jak popsat přesně ta data, která potřebují, tento popis uchovat, sdílet ho se správným okruhem lidí a používat ho všude, kde se s daty pracuje. Pro týmy, jejichž skutečná výhoda spočívá v pár dobře pochopených výsecích dat – v otázkách, které odlišují dobré od nejlepších –, je právě tahle kombinace místem, kde se ta výhoda zaznamená, udržuje a předává dál.